Kolik času vám za normálních okolností zabere připravit 200 dodatků k pracovním smlouvám? Pokud do všech musíte ručně vyplnit údaje zaměstnance a před vytištěním je důkladně zkontrolovat, počítejte tak 200 krát 5–10 minut. To je velká ztráta času. S tulu ale můžete mít hotových všech 200 dokumentů za stejnou dobu, jakou byste za normálních okolností potřebovali na přípravu jednoho dokumentu. Poradíme vám, jak na to krok za krokem.
Tradiční versus nový způsob tvorby HR dokumentů
Na konci roku 2019 přišlo do Zuzaniny firmy se 130 zaměstnanci rozhodnutí z mateřské společnosti o plošném zvyšování platů o 6 % s platností od 1. ledna 2020. Jelikož v její pracovní agendě je operativa a administrace smluvní dokumentace se zaměstnanci, měla na starosti přípravu všech 130 dodatků upravujících výšku mzdy.
S prací začala tradičně. Otevřela si interní HR systém, ze kterého si stáhla seznam zaměstnanců s upravenou výškou jejich mzdy. V počítači vyhledala soubor s uloženou šablonou pro přípravu dodatků týkajících se úpravy platu a postupně do ní začala kopírovat údaje každého zaměstnance. Příprava 130 dodatků jí spolu s úpravou mezd v interním systému zabrala celý pracovní den.
Podobné rozhodnutí přišlo také do firmy s 200 zaměstnanci, ve které pracuje Martina. Jí však příprava dodatků trvala jen jednu hodinu, protože na tvorbou dokumentů využila tulu, ve kterém mají firemní účet. Jak to udělala?
Jak za hodinu připravit dodatky ke smlouvám pro 200 lidí?
Martina se přihlásila do tulu, kde označila všechny zaměstnance. Celý seznam si pak stáhla do počítače přes tlačítko Exportovat do excelu.
V tabulce vymazala všechny nepotřebné sloupce a ponechala jen provozovnu, jméno a příjmení a mzdu, kde zaměstnancům upravila výšku platu.
Tabulku se změněnou mzdou nahrála zpět do tulu přes tlačítko Upravit importem, čímž v systému automaticky upravila informaci o zvýšení platu.
Vrátila se na seznam zaměstnanců, všechny označila a zvolila možnost Generovat dokumenty.
Pak už jen stačilo vybrat správnou šablonu na tvorbu dodatků k pracovní smlouvě, kterou má v tulu uloženou.
Na pár kliknutí vygenerovala dodatek o úpravě mzdy pro všech 200 zaměstnanců najednou.
Vyzkoušejte si, jak jednoduchá a zejména rychlá je možnost hromadně vytvořit velké množství dokumentů v tulu. Stačí, když si vytvoříte účet na www.tulu.cz zdarma.
