21. století s sebou přináší obrovský nárůst digitalizace téměř ve všech oblastech našeho života. Svět HR a práce není výjimkou. A omezení během pandemie dokonce ještě zintenzivnily potřebu digitalizovat vše,co se dá. Podívejme se na to, co všechno dnes přirozeně digitalizujete a jak byste si mohli práci ještě více ulehčit.
Co znamená digitalizace HR?
Digitální renesanci zažíváme na každém kroku. CD nosiče s hudbou jsme vyměnili za streamovací aplikace s přístupem k milionům hudebních skladeb, stovky knih si můžeme s sebou vzít na dovolenou ve jedné čtečce a kvůli vánočním nákupům se už nemusíme ani obouvat. Stačí nám počítač a dostatečný limit na kreditní kartě.
HR svět není výjimkou. Digitalizace umožňuje automatizovat různé procesy, usnadňuje spolupráci napříč jednotlivými týmy v různých městech či dokonce zemích. Díky datům, která jsou její podstatnou součástí, dokážeme vyhodnocovat všechny kroky a navrhovat efektivnější budoucnost.
Zjednodušeně řečeno – digitalizace činí HR moderní, dostupné odkudkoliv, transparentnější a příjemnější.
Významně ulehčuje mnohé administrativní a byrokratické procesy (vzpomínáte si ještě na přihlašování do České správy sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovny v době před počítači nebo prohrabávání se papírovými životopisy?) a šetří čas. Aby však byla digitalizace skutečně příjemná a efektivní, je třeba, aby s ní byla ztotožněna celá organizace, nejen jednotlivci.
Co už dnes v HR zcela běžně digitalizujete a jak se můžete posunout dál?
Tak běžné, že už si digitalizaci ani neuvědomujeme
Online nábor
Digitalizace HR prakticky začala se vznikem prvních pracovních portálů (například Profesia.sk vznikla už v roce 1997). Dramaticky změnily způsob přijímání zaměstnanců a hledání práce.
Zatímco dnes stačí zveřejnit pracovní inzerát a čekat na životopisy, v minulosti jste pracovní nabídku zaslali do novin a čekali na poštu či telefonáty od uchazečů. Digitalizace náboru přinesla řadu výhod. Je rychlejší, jednodušší, přehlednější a poskytuje prostor pro analýzu dat či propagaci zaměstnavatele.
Za zmínku také stojí dnes už běžné video pohovory a online onboarding (zaučení nového zaměstnance). Ty umožňují personalistům fungovat bez omezení.
Cloudová úložiště
Data a soubory ukládáme do digitálního světa obláčků – do cloudu – v soukromém i pracovním životě. V soukromí většinou využíváme služby Google, v práci pak OneDrive, SharePoint, DropBox a další řešení. Přístup k souborům už není limitován jedním zařízením, je možný odkudkoli. Díky cloudu někteří z nás nepoužívají ani USB klíče. Sdílení dat a souborů mezi kolegy je otázkou vteřin.
Intranet a komunikace v aplikacích
Velké korporace i menší firmy už zcela běžně využívají vlastní intranet pro interní komunikaci. Intranety doslova vytlačily z piedestalu klasické nástěnky. Každý zaměstnanec má díky nim snadný přístup k důležitým sdělením, informacím, novinkám či instrukcím.
Ke komunikaci už nepoužíváme dopisy či telefony, ale e-maily a chatovací aplikace. Ty jsou tak pokročilé, že je dokážeme propojit s kalendářem, cloudovým úložištěm a dalšími „appkami“. V průběhu několika vteřin si na dálku vyměníme důležitou informaci a zjistíme, zda adresát zprávu viděl.
Vzdělávání
Vzdělávání zaměstnanců je důležitou součástí prosperity společnosti. Díky online kurzům, videohovorům či online konferencím se vzdělávání nezastavilo ani v čase nejtvrdších lockdownů.
Mzdové účetnictví
Mzdy a účetnictví jsou samostatná kapitola. Mnohé firmy dnes mzdové účetnictví outsourcují online a propojují jej s inteligentními systémy, které mzdy automaticky přepočítají s ohledem na PN, dovolené, ošetřovné a další okolnosti.
Jak digitálně vylepšit různé HR procesy?
ATS (Applicant Tracking System) je software pro snadné řízení výběrového procesu – od zveřejnění pracovního inzerátu až po úspěšné přijetí nového zaměstnance.
Umožňuje automatizovat nebo poloautomatizovat příjem žádostí o zaměstnání. Na základě klíčových slov vám dokáže automaticky vytřídit vyhovující uchazeče, nebo vám výrazně usnadní práci s celou agendou. Sdružuje životopisy na jednom místě, ukládá je tak, jak potřebujete. Kromě toho řada ATS softwarů podporuje hromadnou komunikaci (například hromadné odesílání odmítnutí nevyhovujícím kandidátům), je možné je propojit s kalendářem, psát poznámky, „lepit“ štítky. Celkově díky nim máte větší pořádek v celém procesu a dokumentech.
V Profesii můžete využít náš pohodlný nástroj ATS mark.
Dohoda o elektronickém doručování se zdý být drobností. Během pandemie však napbarla na významu. Zatímco se běžný svět zastavil, HR dokumentace a komunikace se zaměstnanci usnout nemohla. Pokud jste uzavřeli se svými lidmi dohodu o elektronickém doručování, můžete jim elektronicky zasílat například doklad o ročním zúčtování, zaplacení daně nebo výplatní pásku.
Vzor dohody o elektronickém doručování naleznete ve svém kontě v tulu nebo na webu smlouvy.tulu.cz.
Přístup k údajům a dokumentům zaměstnanců můžete mít odkudkoli také díky našemu online nástroji tulu. Využijete ho od přijetí zaměstnance až po jeho výpověď a odchod ze společnosti. Nováčkovi stačí zaslat online dotazník, ve kterém vyplní své údaje. Ty se nahrají do systému a vy je používáte pro rychlé a automatické generování potřebných dokumentů. Slouží také jako jednoduchý nástroj pro správu údajů. Můžete si do něj psát poznámky a nastavovat připomínky. Podle potřeby udělíte kolegům přístup k šablonám dokumentů a údajům v tulu.
Zapojení zaměstnanců do života a DNA firmy je v době home-officů obtížnější než kdysi. Digitalizace vám ale pomůže např. pomocí gamifikace – využitím principů hry v jiných oblastech. Příkladem online gamifikace jsou zábavné kvízy během celofiremních setkání a porad nebo softwary na projektový management, které zaměstnance odmění při dosažení nastavených cílů. Gamifikaci můžete využít také při důležitých zaměstnaneckých průzkumech. Zvýšíte tím angažovanost vašich zaměstnanců.
Líbil se vám článek? Šiřte jej dál.
