Věděli jste, že tulu je kromě nástroje pro tvorbu dokumentů také efektivním systémem na management dokumentů a správu zaměstnanců? Pokud nepotřebujete, nebo nechcete robustní HR nástroj, ale ocenili byste ve svých procesech více automatizace a pořádku, tulu je pro vás skvělým řešením. Ukážeme vám, jak jej můžete využít pro správu zaměstnanců.
1. Začněte nahráním údajů zaměstnanců
Nahrávání dat do tulu je
alfa a omega a povinná jízda hned na začátku používání našeho online nástroje.
Abychom vám proces co nejvíce usnadnili, nabízíme 3 způsoby vkládání nezbytných údajů zaměstnanců do tulu. Každý využijete v jiné situaci.
1. Hromadný import tabulkou – Hromadný import pomocí excelovské tabulky doporučujeme, pokud si hned na začátku chcete do tulu nahrát
údaje většího počtu zaměstnanců. Tímto způsobem dostanete všechny údaje do systému najednou a okamžitě. Během nahrávání vám stručný průvodce ukáže, jak má tabulka vypadat. V případě potřeby máme připravený vzor tabulky, kterou stačí vyplnit a nahrát.
TIP: Hromadný import využijte při nahrávání většího počtu údajů, ušetříte čas.
2. Ruční vepsání údajů – Pokud preferujete staré dobré ruční vpisování údajů do jednotlivých kolonek, v tulu tuto možnost, samozřejmně, máte. Vhodná je zejména tehdy, pokud potřebujete do systému vložit například
jednoho zaměstnance.
3. Osobní dotazník – Osobní dotazník využijete zejména tehdy, když do zaměstnání přijímáte nového zaměstnance. Přímo z tulu mu na e-mail zašlete unikátní dotazník, který si doma sám vyplní a odešle vám jej zpět přímo do systému. Vy už dotazník jen zkontrolujete a jedním kliknutím potvrdíte.
2. Přidejte do karet zaměstnanců všechny nezbytné přílohy
Nahráním údajů zaměstnance do tulu automaticky vytvoříte
jednoduchou „kartu zaměstnance“. Máte tam uloženy nejen jeho údaje, ale i všechny dokumenty, které pro něj v tulu vygenerujete.
Do této karty si můžete nahrát další přílohy v jakémkoli formátu, například certifikát, podepsaný souhlas se zpracováním osobních údajů, fotografii nebo životopis či jiné soubory. Budete tak
mít vše potřebné na jednom místě a díky online řešení vždy k dispozici.
3. Mějte přehled o vygenerovaných dokumentech
Každý dokument, který vytvoříte, si systém tulu zapamatuje a informaci o něm uloží do „karty zaměstnance“ a také do
historie nástroje. Znamená to, že budete mít přehled nejen o tom, jaký dokument vznikl, ale také kdo a kdy jej vytvořil.
4. Upravujte údaje jednoduše
V životě zaměstnance může nastat několik změn. Zvýšení či snížení platu, změna pracovní pozice, příjmení, úprava pracovních podmínek či nárůst odpovědností a kompetencí.
Změny údajů můžete
při menším množstvích provádět ručně, při větším aktualizujete údaje pomocí tabulky. Například, pokud budete měnit sídlo společnosti nebo plošně upravovat mzdy – tedy dělat změny, které se týkají několika nebo dokonce všech zaměstnanců – stačí nahrát excelovskou tabulku s konkrétními aktualizovanými údaji a systém je sám přepíše.
Pokud si jakákoliv změna podmínek, skutečnosti či údajů vyžaduje vytvoření dodatku ke smlouvě, specifické dohody či jiného dokumenty, ihned po úpravě potřebný dokument rychle vygenerujete, vytisknete a připravíte k podpisu.
TIP: Pokud ve svých dokumentech využíváte specifické typy dat, můžete si pro ně v tulu vytvořit vlastní pole pro zaměstnance, a to bez omezení.
5. Mějte pořádek v používaných šablonách pro tvorbu dokumentů
Do tulu si můžete nahrát vlastní šablony, které jste na tvorbu dokumentů používali doteď. Díky tomu, že budou na jednom místě, ke kterému mají přístup všichni kompetentní kolegové, získáte nad jejich používáním maximální kontrolu.
TIP: Ve svém kontě v tulu najdete také hotové vzory šablon dokumentů, které jsme vytvořili ve spolupráci s právníky. Pokud budete potřebovat šablonu dokumentu, kterou nemáte vypracovanou, můžete ji využít zdarma v rámci svého předplatného.
6. Exportujte detail nebo seznam zaměstnanců
Pokud potřebujete z jakéhokoliv důvodu vygenerovat seznam některých nebo všech zaměstnanců a dále s ním pracovat, stačí je v tulu označit a stáhnout do
csv. a xls. tabulky.
Stejně tak si můžete vyexportovat kartu každého zaměstnance do
PDF.
7. Šetřete čas při tvorbě dokumentů
Na závěr to nejpodstatnější – rychlá, bezpečná a bezchybná tvorba dokumentů. V tulu můžete vytvářet
neomezené množství smluv, dodatků, potvrzení či dohod, a to vše mnohem rychleji než ručním vypisováním do prázdných míst v šablonách dokumentů.
V případě, že má vaše firma několik poboček a v každé z nich je jiná odpovědná osoba s agendou tvorby smluv, můžete jí udělit přístup pouze k dané pobočce. Díky podrobné historii budete mít management tvorby dokumentů napříč celou firmou na jednom místě.
