Vyvinuli jsme osobní dotazník, ve kterém zaměstnanec vyplní své údaje a zašle vám ho zpět. Je tak okamžitě připraven k dalšímu zpracování. Jak funguje a jaké benefity vám přinese?
„Kdybych mohla jen odeslat dotazník, ve kterém by mi dotyčný člověk vyplnil své údaje, to by mi moc pomohlo,“ slyšeli jsme nejednou během rozhovorů s testery a uživateli tulu. Dlouho jsme přemýšleli, jak tento požadavek přetavit do reality tak, aby splnil očekávání, byl bezpečný a co nejvíce užitečný. A podařilo se.
Jak osobní dotazník funguje ve zkratce
Přímo z účtu v tulu odešlete na jednu nebo více e-mailových adres lidí, jejichž údaje potřebujete dostat do systému, zprávu. V té každý z nich dostane unikátní link na svůj vlastní dotazník. Do e-mailu jen napíšete základní informaci, kdo a z jaké společnosti jste a dokdy je nutné dotazník vyplnit. Text si můžete, samozřejmě, upravit podle sebe.
Po té, co dotyčný svůj osobní dotazník, vyplní, vy údaje už jen zkontrolujete a schválíte. Automaticky se vám uloží do tulu a můžete je využívat na rychlejší tvorbu dokumentů.
Stačí pár kroků
1. K dotazníku se dostanete z účtu v tulu prostřednictvím tlačítka Odeslat osobní dotazník.
2. Vyplníte e-mailové adresy a doplníte doprovodný text. Dobu platnosti dotazníku si můžete určit sami, standardně je nastavena na 30 dní. Rovněž se můžete rozhodnout, zda chcete být upozorněni na nové vyplnění dotazníku e-mailem, nebo vám postačí notifikace v tulu.
3. Pole v dotazníku jsou totožná s těmi, která máte standardně nastavena v kartě zaměstnaců. Jejich počet a pořadí si ale můžete přizpůsobit. Vzhled i obsah dotazníku zkontrolujete kliknutím na Dotazník.
4. Odeslaný dotazník se vám uloží do záložky Nepotvrzených zaměstnanců. Notifikace v tulu nebo v e-mailu vás upozorní, až zaměstnanec dotazník vyplní. Vy jej zkontrolujete a potvrdíte. Od tohoto momentu máte jeho data uložena a připravena na tvorbu dokumentů.
Další způsob importu dat do tulu a více možností pro vás
Kromě osobního dotazníku jsou v tulu další dvě možnosti, jak do něj dostanete údaje. Základní – manuální vpisování doporučujeme, pokud potřebujete doplnit jednoho nebo menší počet zaměstnanců. Kromě toho tulu nabízí také hromadné vkládání dat pomocí excelovské tabulky – přes ni do systému najednou importujete všechny osoby v databázi.
Výhodou osobního dotazníku je především úsporu času. Místo toho, abyste údaje pracně kopírovali vy sami, vyplní je za vás samotní zaměstnanci. To je užitečné zejména při přijímání nového zaměstnance. V rámci onboardingových aktivit mu jednoduše na e-mail zašlete osobní dotazník.
Pozor! Tato funkcionalita slouží jenom k importu nových dat. Přes dotazník není možné přepsat nebo doplnit údaje zaměstnanců, které už v systému máte. Také na to jsme však mysleli. V tulu najdete pomůcku s názvem Hromadná aktualizace importem.
A co dál?
Nadále budeme tulu vylepšovat a přinášet nové, užitečné funkce. O všem vás budeme postupně a pravidelně informovat. Do té doby si tulu vyzkoušejte zdarma – nezávazně se zaregistrujete zde.
