Časté otázky

Odpovědi na nejčastější otázky o fungování tulu

1. Jak tulu funguje?

Online nástroj tulu automaticky vkládá údaje zaměstnanců do šablon dokumentů.
Představte si ho jako robota, který místo vás za pár sekund zkopíruje údaje a vloží je na správná místa ve smlouvách, potvrzeních, dodatcích či jiných dokumentech. Vy jen označíte zaměstnance a dokumenty, které potřebujete vytvořit. Tulu je vygeneruje všechny najednou.

Nástroj uchovává podrobnou historii o vytvořených dokumentech. Díky tomu máte dokonalý přehled o tom, jaké dokumenty jste vytvořili vy nebo vaši kolegové.

Dobře poslouží v situaci, kdy potřebujete vytvořit více dokumentů najednou – ať už pro jednoho, nebo více zaměstnanců.

2. Jsou moje data v bezpečí?

Ano, tulu je produktem společnosti Profesia, která všechny údaje uchovává na zabezpečených serverech cloudového úložiště. Údaje se z vašeho zařízení do aplikace tulu přesouvají v zašifrované podobě a jsou chráněné víceúrovňovým zabezpečením včetně protokolu HTTPS.

3. Ve firmě používáme vlastní šablony pro tvorbu dokumentů. Můžu si je nahrát do systému?

Samozřejmě. Možnost používat vlastní šablony dokumentů byla naše priorita od začátku. Do tulu si můžete nahrát jakékoliv vzory (šablony), které používáte na tvorbu smluv, dodatků a potvrzení ve formátu .DOC/.DOCX/.ODT.

4. Musím své šablony speciálně upravovat předtím, než je vložím do tulu?

Ano, do vašich šablon musíte vložit speciální tulu značky, které označí místa, kam má nástroj vkládat údaje. Je to jednoduché – do aplikace jsme vložili přehledný návod i seznam značek, které si do vašich šablon vložíte.

5. Naše HR oddělení je centralizované. Jak si udržíme kontrolu nad procesem tvorby dokumentů napříč všemi pobočkami?

V rámci vašeho firemního účtu v tulu můžete dát přístup k jeho využívání všem kolegům a podřízeným, kteří v rámci vašeho HR oddělení pracují se zaměstnaneckými dokumenty. Můžete jim také upravit pravomoci nastavením úrovně jejich účtu – Administrátor, Manažer a Pozorovatel.

Administrátor může upravovat firemní nastavení a pracovat s tulu v plném rozsahu. Manažer má pravomoci omezené a může pracovat pouze s údaji a dokumenty, které spadají pod pobočku, ke které mu dáte přístup. Pozorovatel může sice nahlédnout do údajů zaměstnanců, kteří jsou v jeho provozech, ale nemůže je upravovat.

Díky historii máte navíc přehled o všem, co se na vašem firemním účtu v tulu děje – vidíte, kdo se kdy přihlásil, jaké dokumenty vytvořil a co upravil nebo smazal.

6. Co se stane s daty, které mám v tulu, když se rozhodnu svůj účet zrušit nebo neprodloužím předplatné?

V případě, že neprodloužíte předplatné, avšak nepožádáte o zrušení účtu, zůstanou všechny údaje v tulu zabezpečeny tak, jak jste je zanechali, pro případ, že se k nim vrátíte. Nebudete k nim mít přístup, dokud své předplatné neobnovíte.

Pokud se rozhodnete svůj účet zrušit zrušit, všechny údaje se z našich serverů odstraní.

7. Jakým způsobem mohu pracovat s údaji mých zaměstnanců?

Údaje vašich zaměstnanců v tulu můžete samozřejmě využívat pro neomezenou tvorbu dokumentů. Rovněž můžete všechna data jednoduše exportovat do tabulky, stáhnout si je a pracovat s nimi také mimo tulu.

Údaje můžete kdykoliv smazat či přeorganizovat jejich rozmístění napříč pobočkami.

8. Musím do tulu pracně nahrát všechny údaje mých zaměstnanců?

Samozřejmě máte i takovou možnost. Tu ale doporučujeme opravdu jen v případě, že si v daném okamžiku chystáte do tulu nahrát údaje jednoho, maximálně pár zaměstnanců. Pokud ale potřebujete do systému importovat více údajů najednou, jednodušeji to uděláte pomocí excelovské tabulky.

Z vašeho účtu také dokážete odeslat na e-mailové adresy zaměstnanců osobní dotazník, do kterého vyplní své údaje sami. Vy je už jen zkontrolujete a automaticky importujete do aplikace.

Nenašli jste odpověď na vaši otázku?