Časté otázky

Ano, tulu je produktem společnosti Profesia, která všechny údaje uchovává na zabezpečených serverech cloudového úložiště. Údaje se z vašeho zařízení do aplikace tulu přesouvají v zašifrované podobě a jsou chráněné víceúrovňovým zabezpečením včetně protokolu HTTPS.

Samozřejmě. Možnost používat vlastní šablony dokumentů byla naše priorita od začátku. Do tulu si můžete nahrát jakékoliv vzory (šablony), které používáte na tvorbu smluv, dodatků a potvrzení ve formátu .DOC/.DOCX/.ODT.

Ano, do vašich šablon musíte vložit speciální tulu značky, které označí místa, kam má nástroj vkládat údaje. Je to jednoduché – do aplikace jsme vložili přehledný návod i seznam značek, které si do vašich šablon vložíte.

V rámci vašeho firemního účtu v tulu můžete dát přístup k jeho využívání všem kolegům a podřízeným, kteří v rámci vašeho HR oddělení pracují se zaměstnaneckými dokumenty. Můžete jim také upravit pravomoci nastavením úrovně jejich účtu – Administrátor, Manažer a Pozorovatel.

Administrátor může upravovat firemní nastavení a pracovat s tulu v plném rozsahu. Manažer má pravomoci omezené a může pracovat pouze s údaji a dokumenty, které spadají pod pobočku, ke které mu dáte přístup. Pozorovatel může sice nahlédnout do údajů zaměstnanců, kteří jsou v jeho provozech, ale nemůže je upravovat.

Díky historii máte navíc přehled o všem, co se na vašem firemním účtu v tulu děje – vidíte, kdo se kdy přihlásil, jaké dokumenty vytvořil a co upravil nebo smazal.

V případě, že neprodloužíte předplatné, avšak nepožádáte o zrušení účtu, zůstanou všechny údaje v tulu zabezpečeny tak, jak jste je zanechali, pro případ, že se k nim vrátíte. Nebudete k nim mít přístup, dokud své předplatné neobnovíte.

Pokud se rozhodnete svůj účet zrušit zrušit, všechny údaje se z našich serverů odstraní.

Údaje vašich zaměstnanců v tulu můžete samozřejmě využívat pro neomezenou tvorbu dokumentů. Rovněž můžete všechna data jednoduše exportovat do tabulky, stáhnout si je a pracovat s nimi také mimo tulu.

Údaje můžete kdykoliv smazat či přeorganizovat jejich rozmístění napříč pobočkami.

Samozřejmě máte i takovou možnost. Tu ale doporučujeme opravdu jen v případě, že si v daném okamžiku chystáte do tulu nahrát údaje jednoho, maximálně pár zaměstnanců. Pokud ale potřebujete do systému importovat více údajů najednou, jednodušeji to uděláte pomocí excelovské tabulky.

Z vašeho účtu také dokážete odeslat na e-mailové adresy zaměstnanců osobní dotazník, do kterého vyplní své údaje sami. Vy je už jen zkontrolujete a automaticky importujete do aplikace.

Elektronický podpis představuje identifikační údaje podepisující osoby, které jsou připojené k podepsanému dokumentu. Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu (tzv. „eIDAS nařízení“) definuje elektronický podpis jako data v elektronické podobě, která jsou připojena k jiným datům v elektronické podobě nebo jsou s nimi logicky spojena a která podepisující osoba používá k podepsání.

Elektronický podpis slouží k identifikaci osoby a ověření pravosti podepsaného dokumentu.

Elektronický podpis je založený na algoritmu, můžeme ho laicky označit jako soubor, který je součástí elektronického dokumentu. (přidat ukázku elektronického podpisu)

Dokumenty, které jsou podepsané vlastnoručním podpisem, jsou vyhotovené v papírové podobě. Elektronický podpis používáme na podepisování elektronických dokumentů. Všechny druhy elektronických podpisů se považují za zákonné. Podle zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, ve znění pozdějších předpisů: „Písemná forma je zachována i při právním jednání učiněném elektronickými nebo jinými technickými prostředky umožňujícími zachycení jeho obsahu a určení jednající osoby.“

Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu (tzv. „eIDAS nařízení“) definuje tři druhy elektronických podpisů, a to:

– jednoduchý (prostý) elektronický podpis,
– zaručený elektronický podpis,
– kvalifikovaný elektronický podpis.

Nadto český právní řád zná ještě tzv. uznávaný elektronický podpis, což je zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis (viz zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce).

Rozdíl mezi jednotlivými druhy elektronických podpisů se projevuje v jejich „forenzní síle“. Kvalifikovaný elektronický podpis je rovnocenný s vlastnoručním podpisem, avšak na druhé straně není třeba zapomínat na článek 25 odst. 1 eIDAS nařízení: „Elektronickému podpisu nesmějí být upírány právní účinky a nesmí být odmítán jako důkaz v soudním a správním řízení pouze z důvodu, že má elektronickou podobu nebo že nesplňuje požadavky na kvalifikované elektronické podpisy.“

Prostřednictvím tulu můžete Vaše dokumenty podepsat jednoduchým elektronickým podpisem nebo tzv. zaručeným elektronickým podpisem v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EÚ) č. 910/2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu (tzv. „eIDAS nařízení“). Jednoduchý nebo také prostý elektronický podpis je základní nejjednodušší druh elektronického podpisu. Zaručený elektronický podpis je elektronický podpis „střední“ úrovně.

Samozřejmě. Elektronický podpis se může používat i v pracovněprávních vztazích za splnění zákonných požadavků. V této souvislosti proto doporučujeme, aby podmínky elektronické komunikace a doručování dokumentů podepsaných elektronickým podpisem byly definované v písemné dohodě uzavřené mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, která by měla být podepsaná vlastnoručním podpisem (ideální je tyto podmínky definovat již v pracovní smlouvě). Vzor Dohody o elektronickém doručování je k dispozici v aplikaci tulu, kde se zároveň v dočtete i bližší podmínky použitelnosti elektronického podpisu v pracovněprávních vztazích.

Zaměstnavatelům doporučujeme, aby před použitím služby DigiSign uzavřeli se zaměstnanci dohodu o elektronickém doručování, resp. o elektronické komunikaci (tyto dokumenty mohou být součástí i samotné pracovní smlouvy). Vzor dohody o elektronickém doručování je k dispozici v aplikaci tulu.

Auditní stopa – obsahuje důkazy o elektronickém podpisu, doporučujeme ji uchovat pro případ případného budoucího sporu o platnosti podpisu.

Časové razítko má 2 důležité funkce:
1. potvrzuje nezpochybnitelným způsobem čas existence dokumentu v čase,

2. prodlužuje ověřitelnost dokumentu na 5 let (ověřitelnost = že žádné z informací v dokumentu včetně podpisu nebyly v čase změněné).
Pokud bylo na obálce nastavené přidání časového razítka, společnost Digital Solutions s.r.o. zabezpečí její „přerazítkování“ a prodlouží tak ověřitelnost dokumentu.

Všechny dokumenty, které byly podepsané elektronickým podpisem, po jejich odstranění nadále zůstávají uchované v tzv. „koši“ tulu, a to po dobu 7 dní. Po uplynutí daných 7 dní se osobní údaje uloží jako technická záloha v rámci DigiSign-u. Technická záloha je obnovitelná jen na základě individuální žádosti, přičemž její obnova může být zpoplatněna podle aktuálních platných podmínek společnosti Digital Solutions s.r.o. Po uplynutí 7 denního období od vytvoření technické zálohy budou osobní údaje pseudonymizované.

Největším rizikem používání elektronického podpisu v pracovněprávních vztazích je doručování těchto dokumentů. Podle § 334 odst. 1 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, ve znění pozdějších předpisů: „Písemnosti týkající se vzniku, změny a skončení pracovního poměru nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance, důležité písemnosti týkající se odměňování, jimiž jsou mzdový výměr (§ 113 odst. 4) nebo platový výměr (§ 136) a záznam o porušení režimu dočasně práce neschopného pojištěnce (dále jen „písemnost“), musí být doručeny do vlastních rukou.“ Z tohoto důvodu písemnosti jako pracovní smlouva, výpověď, okamžité zrušení pracovního poměru atd. by měly být vyhotovené vždy v písemné podobě a doručené v souladu se zákoníkem práce nejlépe osobně na pracovišti (v případě elektronického doručování lze v zájmu zachování právní jistoty i dodržení zákonných požadavků doporučit doplnění v písemné formě).

Všechny dokumenty můžete elektronicky podepsat v tulu pomocí aplikace od našeho subdodavatele DigiSign společnosti Digital Solutions s.r.o., IČ: 25998706, se sídlem 17. listopadu 203, Zelené Předměstí, 530 02 Pardubice, Česká republika.

Více informací o subdodavateli naleznete na stránce: https://www.digisign.cz/produkt.

Společnost Digital Solutions s.r.o. je naším smluvním partnerem a subdodavatelem a proto se Vám služba DigiSign – elektronický podpis poskytuje přímo v tulu bez nutnosti registrace u subdodavatele.

Více informací o způsobu fungování DigiSign najdete na stránce našeho subdodavatele:
https://drive.google.com/drive/folders/1tX7UV73-EcSP7QZ1CxtaB9c6Nh5qN16i

https://www.digisign.cz/produkt

Obecné informace o elektronickém podpisu najdete na internetové adrese Ministerstva vnitra České republiky:
https://www.mvcr.cz/clanek/eidas-sluzby-vytvarejici-duveru-a-elektronicka-identifikace.aspx